Sage Youdoc
Modularité
Les différents modules de Sage Youdoc (Analyse, gestion, circulation) peuvent être activés à la demande. Vous ne payez ainsi que ce que vous utilisez et chaque module peut être intégré à partir de macro-fonctionnalités ou de fonctionnalités plus fines.
Analyse - Capture IA
- Cette plateforme d’acquisition multi-canale, multi-flux et multi-usage permet de centraliser l’ensemble de vos documents. Youdoc Analyse indexe, analyse et extrait automatiquement les informations clés de tous vos contenus, quel que soit leur format ou leur provenance. Doté de moteurs d’Intelligence Artificielle et d’algorithmes sémantiques, l’outil ne se contente pas d’effectuer un indexage Full-Text pour l’intégration dans la GED. Il comprend et interprète également le contenu des documents afin de générer des rapports synthétiques contenant uniquement les données essentielles.
Gestion - GED Collaborative
- La Gestion Électronique de Documents (GED), avec Youdoc Gestion, constitue le référentiel central de l’ensemble des documents de votre entreprise. Elle rassemble toutes vos informations en un point unique, facilitant l’accès, le partage, la recherche et la collaboration. Le tout est assuré dans un environnement sécurisé, garantissant la maîtrise des accès et la traçabilité complète des actions.
Circulation - Workflows Métiers
- Véritable moteur de workflow, Youdoc Circulation constitue le complément essentiel de votre gestion documentaire. Il permet aux utilisateurs de concevoir, de manière personnalisée, agile et flexible, l’ensemble des étapes et tâches à réaliser, en y associant les documents et les intervenants de leur choix. Grâce à sa simplicité d’utilisation, vous gardez la maîtrise totale de vos workflows, sans avoir besoin de solliciter l’éditeur.
Sécurité & Traçabilité
Toutes vos données sont conservées dans un emplacement sécurisé, aisément accessible par tous les utilisateurs. La solution assure une traçabilité complète et un archivage légal de vos documents, grâce à une gestion fine des droits d’accès qui garantit que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les contenus. Elle s’appuie également sur un calendrier de conservation, le cryptage des données et un coffre-fort numérique, offrant ainsi un niveau de sécurité optimal pour préserver et protéger l’intégrité de vos documents.
Ergonomie & Intuitivité
Sage Youdoc a été conçu en collaboration avec des ergonomes afin de faciliter la prise en main de vos utilisateurs et pour s’intégrer aisément dans votre système d’information.
Conformité à la RFE
Pour rappel, d’ici 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de réceptionner les factures électroniques au format Factur-X. Avec la mise en place de cette réforme, la valeur ajoutée de Sage Youdoc est toujours aussi importante ! Avec la réforme à venir et le fort ROI associé à sa mise en place avec un gain minimum de 5 par facture traitée, la dématérialisation des factures est le premier point d’entrée à envisager pour la dématérialisation des documents dans Sage X3. Toutefois, Sage Youdoc couvre de nombreuses autres perspectives. Une fois en place, la solution peut être facilement étendue à l’automatisation d’autres processus documentaires (Commandes clients, fournisseurs, BL, certificats qualités, Contrôle Technique…), ou encore couvrir l’ensemble du cycle de vie des documents grâce à sa gamme complète.
Personnalisation
Disponible en mode autonome ou en mode intégré à votre ERP, en mode Saas ou On Premise, sur ordinateur ou tablette, Sage Youdoc est paramétrable en fonction de votre contexte et selon votre métier. Le plan de classement est adapté à votre fonction ou à votre secteur d’activité.
Gains de Productivité
Les gains de productivité sont immédiats grâce à une meilleure fluidification du parcours des informations, permettant une circulation plus rapide et plus fiable des données. La suppression des tâches de saisie manuelle réduit les erreurs et libère du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée, tandis que l’ensemble du dispositif contribue à une réduction significative de vos coûts opérationnels.
Intégration ERP
Sage Youdoc s’impose comme la solution compagnon idéale de Sage X3, grâce à son intégration native au catalogue Sage et sa mise en œuvre par votre intégrateur X3. Doté d’un connecteur temps réel certifié par Sage, l’outil bénéficie d’un interfaçage pré-paramétré avec les ERP Sage, facilitant ainsi son déploiement. Il propose également un plan de classement adapté à votre secteur d’activité et une intégration modulaire, permettant d’activer chaque module selon vos besoins, qu’il s’agisse de macro-fonctionnalités ou de fonctionnalités plus spécifiques.
Gestion des Risques & Qualité
La solution contribue fortement à la gestion des risques et à l’amélioration de la qualité, en réduisant les risques de perte ou d’erreurs et en assurant une diffusion plus fiable et homogène de l’information et des documents. L’automatisation et le contrôle des processus renforcent la conformité et la cohérence des actions, tandis que l’historique des modifications garantit une traçabilité complète et sécurisée de chaque document.
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